Formation utilisateurs

Définition du diagnostic approfondi

Le diagnostic approfondi se matérialise dans i-milo par un dispositif « sas » qui est la porte d'entrée vers le PACEA, le CEJ, ou toute autre modalité d'accompagnement.

Il doit permettre d’identifier la situation, les demandes, les besoins ou les attentes des jeunes ainsi que les compétences acquises. Cette période peut être composée de plusieurs entretiens entre le jeune et le conseiller mais également de situations professionnelles, d’ateliers ou toute autre action nécessaire à la construction du parcours. Le jeune et le conseiller ont un mois pour contractualiser un parcours d’accompagnement après le premier entretien. Sur i-milo il peut durer jusqu'à 3 mois et il est clos automatiquement au delà si cela n'a pas été fait par le conseiller.
Deux objectifs convergents :
– donner de la lisibilité au jeune : description de sa situation avec ses mots, matérialiser par écrit les freins et le projet
– donner de la lisibilité en interne : mieux faire le relais avec les collègues ou partenaires.
Dans les éditions i-milo, le document "Doc Diagnostic" permet de remettre un relevé des points abordés avec le jeune et l'orientation décidée ensemble.

Exercice

Faites entrer le jeune en diagnostic approfondi à la date de premier accueil

2. Se documenter

Deux espaces de documentation sont à votre disposition

Depuis le site i-milo de l'ARML https://armlalpc.sharepoint.com/sites/MiloNA. Lien direct vers la page i-milo
L'ancien site contient encore de nombreuses informations cliquer ici http://arml-na.fr/imilona

Depuis i-milo : l'espace cmilo contient le support i-milo et les fiches techniques. Pour y accéder cliquez sur 'Documents' (barre de menu horizontale), développez le dossier 'Espace documentaire'. Le dossier 'Fiches utilisateurs' contient la plupart des fiches techniques. La recherche par mot clé vous sera utile.

Exercice :
1. Sur le site de l'ARML, retrouvez les informations liées au CEJ
2. Depuis c-milo retrouvez les fiches techniques relatives au pacea

Sur le nouveau site de l'ARMLPour la documentation CEJ
- cliquer sur ressources thématiques/Accompagnement des jeunes
- Développer "Offre de service et de dispositif"
- cocher CEJ et cliquer sur le bouton Appliquer au bas de la liste

Vous pouvez également aller sur la page i-milo. Cliquez dans la barre supérteure sur offre mutualisée/i-milo.

Sur l'ancien site de imilona de l'ARML cherchez
- soit dans la charte de saisie : la page des dispositifs puis le pacea
- soit dans le menu de gauche la catégorie PACEA
- soit cliquer sur la loupe et taper PACEA
Signalons également que vous pouvez faire une recherche dans les fiches techniques du site

Sur c-milo pour retrouver les fiches pacea :
Aller sur le support i-milo et cliquez comme suit :

Dans la recherche entrez PACEA ou Garantie pour avoir toutes les informations relatives au pacea ou la Garantie jeunes

3. Créer des groupes

Vous souhaitez contacter par SMS des jeunes NEET en PACEA et en veille pour leur proposer une information collective.
Sélectionnez le groupe et préparez l'envoi d'un SMS de relance. Vérifiez s'il n'y a pas un modèle de SMS personnalisé.

Afficher tous les dossiers
Dans le panneau de droite, sélectionner

SITUATION EN COURS : NEET
DISPOSITIF : PACEA,
ETAT DU DISPOSITIF : en cours.

Pour Sélectionner les dossiers proposés cliquez sur les cases à cocher dans la colonne de gauche de la liste nominative. La case à cocher de la zone de titre permet de tout sélectionner d'un coup.
En haut du panneau de la recherche cliquez sur "Ma liste". La liste des noms s'affiche. Il est également possible de retirer des dossiers ici.
Le bouton Actions

permet d'afficher les options disponibles tel que l'envoi de SMS, de mail ou l'édition de documents.

Il est possible de mémoriser un groupe en cliquant sur la disquette.

Si le groupe est sauvegardé à partir du panneau Filtres de la recherche avancée, ce sera un groupe dynamique (c'est à dire mis à jour tous les jours).

Si le groupe est sauvegardé à partir du panneau Ma liste de la recherche avancée, ce sera un groupe statique. Il ne bougera plus à moins qu'on rajoute manuellement d'autres éléments.

Il est possible également d'appliquer la même proposition à un groupe de dossiers. Nous verrons cela lors de notre séquence sur les sessions

Editions

Les éditions permettent de préparer un publipostage pour l'envoi de courriers.
Faites un essai.

Pour créer un groupe dynamique ICI Pour créer un groupe dynamique ne pas aller dans "Ma Liste", rester sur le colet "Filtres" et cliquer sur la disquette.

Pour créer un groupe statique ICI Les groupes statiques se créent toujours en ayant chargé des dossiers dans "Ma Liste".

:
Après les essais sur base école, s'il y a le temps aider les stagiaires à créer leurs groupes sur la base prod.

Expliquer la différence entre groupe statique et dynamique :

Un groupe constitué à partir de la recherche à facettes sera dynamique c'est à dire mémorisé et mis à jour en fonction des critères.

Un groupe chargé dans "Ma liste" qui est sauvegardé est toujours un groupe statique. Il ne bougera pas par la suite.

MontrerComment constituer un groupe non mémorisé en prenant un exemple.
Groupe statique : cocher des dossiers au hasard (comme pour une promo GJ) et montrer qu'on peut créer un groupe statique (uniquement) ou ajouter les dossiers à un autre groupe statique.
Montrer comment on récupère un groupe et comment on le charge dans la liste.
Groupe dynamique :
Partir d'un groupe : GJ en cours NEET. Montrer comment le partager

4. Créer une alerte à partir d'un groupe dynamique. Les widgets

Il peut être utile d'aller sur la base i-milo réelle pour conserver ces widgets.

Vous pouvez personnaliser un widget en lui demandant d'afficher des groupes issus de filtres mémorisés. Ce sont des groupes dits dynamiques. il y a deux sorties de groupes dynamiques :

Ceux que vous créez en les mémorisant en cliquant sur la disquette

Ceux qui ont été créés par vos collègues ou par l'assistance régionale i-milo.

Pour créer un widget qui affiche des listes ou alertes personnalisées il faut savoir créer un groupe dynamique. La documentation sur les widgets est disponible sur ce lien

1. Placez des widget selon cet exemple
nb : les groupes commmençant par (R) sont dans les groupes dynamiques partagés. On les retrouve dans les widgets à la catégorie des alertes locales

2. Alerte depuis un groupe dynamique personnel : Sélectionnez les jeunes mineurs et créez un groupe dynamique personnel. Affichez ce groupe des mineurs dans le widget "Mon portefeuille".

5. Gérer l'offre de service de la ML

L'offre de service est un catalogue regroupant un ensemble de services : offres d'emploi, de formation, aides financières, animations collectives (ateliers ou infos cos), intermédiations, informations et conseils...
Chaque service est rattaché à un acte national de service . Il y a 49 actes de services. Leur intitulé date de 2003. Il devrait être revu avant la fin de la décennie.
Dans cette séquence nous allons voir comment créer ou modifier l'offre de service. Il n'est possible que vous n'ayez pas les droits sur votre mission locale pour effectuer ces opérations. Néanmoins, la connaissance de ce processus vous permettra de savoir ce qu'il est possible de demander aux personnes concernées.

Dans cet exercice vous allez créer (xxyy sont vos initiales) :

Le service "Information et conseil sur la mobilité internationale xxyy". C'est un service délivré par la Mission Locale. Ce service devra être visible jusqu'au 31 décembre de cette année.
Le service "Orientation vers Educateur spécialisé xxyy" lié au partenaire "Educateur spécialisé" (offre permanente).
Le service "Bourse de la création d'entreprise xxyy". C'est une aide financière interne délivrée par le "Conseil Régional xxyy". [il est nécessaire de créer ce partenaire (avec les deux premières lettres de votre prénom et nom)]
Le service "Atelier Projet Professionnel" (en Poitou-Charentes cela peut être ACP). Nous définirons des sessions sur cet atelier à la séquence suivante.
Attention pour pouvoir créer des sessions, le type de l'offre doit être "Animation collective".

Voir la documentation Comprendre la structuration de l'offre de service

Mobilité internationale : Type d'offre = autre service, thème=Projet professionnel, Acte de service=Conseil sur l'orientation professionnelle. Cocher Offre de ma structure. Date début=01/01, Date fin=31/12, Etat=En cours, date d'expiration=31/12. La description de l'offre affiche une infobulle pour le conseiller.

Educateur spécialisé : Type d'offre = intermédiation, thème=Citoyenneté, Acte de service=Intermédiation jeune-organismes, Partenaire=EUDCATEUR SPECIALISE, Date début=01/01/, Etat=Permanente
On peut créer des partenaires génériques EDUC SPE, ASSISTANTE SOCIALE et détailler les intervenants dans les personnes ressources.

Bourse de la création d'entreprise : il faudra créer le partenaire "autres" préalablement dans le module partenaire. Le type d'offre est une demande d'aide financière, dans le thème Emploi l'acte de service.

Atelier Projet Pro : Type d'offre=Animation collective, thème=accès à l'emploi, Acte de service=MER sur presta de recherche d'emploi, (x) Offre de ma structure, Type=Atelier, Date début=01/01/ (ce n'est pas le début de la 1° session ici), Date fin=vide, Etat=Permanent.
Les sessions de cet atelier seront créées dans la section suivante.

Voir également comment créer une offre d'emploi (ou d'immersion):

Consulter la fiche emploi

Montrer la vidéo
Présenter la structuration de l'offre de service
Poser le débat sur l'offre de service, et traiter oralement des points suivants :

Sur Parcours 3 la gestion de l'offre de service était du ressort :

du référent régional ou du CARIF pour l'offre de formation

du service emploi pour les offres d'emploi

du référent P3 pour les "rubriques de proposition"

Sur i-milo les choses peuvent évoluer :

l'offre de formation est gérée par le CARIF (Services externes), le référent régional (ex "base P3"). Mais il est possible également au niveau local de définir des partenaires qui proposent des actions de formation.

Les propositions d'animation collectives (ateliers) peuvent être déclinés en sessions. On peut imaginer que leur gestion soit confiée à la personne qui gère l'atelier.

Certaines propositions peuvent être attribuées à des partenaires externes. Ici encore la personne qui est en contact avec un partenaire pourra avoir des droits pour mettre à jour l'offre de service externe.

Côté offre d'emploi c'est la mission du service emploi de gérer les offres. Celles-ci sont retirées automatiquement
En tout état de cause, il faut bien définir les règles et éviter que trop de personnes aient la main sur l'offre de service.
En fin de discussion le formateur pourra relever les conclusions du groupe

Concernant l'exercice si pas le temps Conseil Régional est déjà créé.

6. La gestion des sessions

Précédemment dans i-milo, vous avez créé un atelier projet. Vous allez maintenant créer des sessions. Les horaires sont toujours de 9h00 à 17h00. Vous indiquerez le lieu de votre choix.

"Session de juillet", le 8 juillet

"Session d'août", le 14 août

"Session de septembre", le 3 septembre

Voici les actions que vous allez faire :

A l'aide de la recherche avancée, sélectionner 5 jeunes parmi les jeunes présents en Garantie Jeunes. Proposez leur l'atelier de la session de juillet (pour les besoins de l'exercice)

Positionnez le groupe sur la session

Envoyez leur un mail les informant de leur positionnement sur cette session

4 jeunes sont présents et 1 est absent sur la session de ce jour. Faites le suivi à partir de l'écran de l'offre de service.

Vous noterez que les sessions ne sont plus visibles dans le dossier jeune une fois que la date de début de session ou d'expiration est dépassée.
Une fois le groupe constitué, utilisez le bouton vert "Actions"

en haut à droite pour effectuer le positionnement puis envoyer le courriel.

Pour effectuer le suivi :

Dans l'offre de service, revenez sur la fiche de l'atelier

Au panneau de gauche cliquez sur Sessions

Dans le bloc "Session de mai", cliquez sur Afficher les inscrits

Cochez les présents et absents. Pour les absents un motif vous sera demandé.

7. Le module partenaires, les entreprises

Sur le site de l'assistance régionale i-milo on trouvera des consignes de saisie spécifiques à la relation entreprises.
vous y trouverez toutes les informations utiles sur la façon de créer une entreprise, de la dénommer, de noter les contacts et le suivi en entreprise.

Avant de créer une entreprise consulter la liste des entreprises existantes
Pour mettre en pratique vos connaissances nous allons effectuer des exercices en travaillant sur la base école :
base école
Identifiant : n.baas
Mot de passe : communiqué par l'animateur

M. Bernard de la société ______________ vous contacte le afin de vous proposer deux offres (descriptif complet) :

une offre de messager pour un CDD d'un mois du au

une offre d'opérateur de tri pour un CDD de deux mois du au

Voici ce qu'il faut faire :

Créer une entreprise en prenant une entreprise de transport du fichier SIENE

Voici quelques exemples d'entreprises :
AULNAY TRANSPORTS, 17470 AULNAY
GEODIS, 17300 ROCHEFORT
SCOPTA, 17400 Saint Jean d'Angély
STM, 17400 Saint Jean d'Angély
TRANSPORT DOMINICI, 17000 LA ROCHELLE
TRANSPORTS DUPUY, 17330 VERGNE
TRANSPORTS SAINTE ROSE, 97213 ROBERT
BERTI-TRANS, 97220 TRINITE

Pour la recherche dans la base SIENE, ne mettez pas de % dans le nom de l'entreprise. Indiquez toujours la commune (code commune ou nom de la commune).

Créez les deux offres d'emploi (voir fiche de procédure)

Vous positionnerez ensuite deux jeunes du fichier sur ces deux offres par email en date du

Faites le suivi en acceptant un jeune et en refusant l'autre sur chaque offre. (voir le corrigé pour la méthode de suivi)

On crée les entreprises dans le module Partenaire. Deux types de partenaires : entreprises et autres. Les "autres" sont des partenaires qui peuvent proposer les mêmes services que la ML mais ne proposent pas d'offre d'emploi.
La création d'un partenaire se fait depuis le premier niveau du portail Partenaires.
La recherche de doublons permet de voir si l'entreprise n'existe pas dans la base ML.

Comment créer une offre d'emploi (ou d'immersion)

Au niveau déontologique il faut respecter la charte nationale de saisie.

Consulter la fiche emploi

Consulter la fiche PMSMP ("mer simple")

Pour effectuer le suivi d'une offre d'emploi :

Aller dans le module Partenaire et affichez l'entreprise concernée.

Cliquer sur Offres à gauche dans le suivi. La liste des offres s'affiche.

Cliquer sur Afficher devant "Derniers jeunes positionnés". En cliquant sur chaque nom, un onglet s'ouvrira avec le dossier du jeune.

voir image explicative

Cette séquence est destinée au référents entreprise et sera simultanée au groupe 1 (conseillers) si vous n'avez pas le temps de faire les deux.

Préparer une liste d'entreprises de transport à partir des pages jaunes. Ou bien faire aller les stagiaires sur les pages jaunes et se choisir une entreprise dans leur secteur géographique.

ou faire taper TRANSPORT et demander de chercher sur la base SIENE une entreprise située dans une grande ville du coin (hors secteur de la ML).

Préparer une liste de dossiers qui pourront être utilisés par chaque participant.

Pour la gestion des MER, aller dans le module Partenaire. Après avoir affiché l'entreprise, cliquer sur Offres à gauche dans le suivi. La liste des offres s'affiche. Cliquer sur Afficher devant "Derniers jeunes positionnés". En cliquant sur chaque nom, un onglet s'ouvrira avec le dossier du jeune.

8. (ou) La relation entreprise

Créez l'Hopital de _____ (rattaché SIENE si possible).

La responsable est Mme JOUBERT. Vous aurez également à entrer en contact avec Myriam LOISEAU qui est s'occupe du recrutement des jeunes.

Vous rencontrez Mme JOUBERT le à l'occasion d'un forum sur les métiers de la santé organisé par la mission locale (elle participe régulièrement à des manifestations professionnelles). Après discussion elle accepte de participer à des stages "Périodes en Milieu Professionnel" dans les domaines du nettoyage.

Le , Mme JOUBERT vous transmet une offre d'agent de nettoyage en CDD à compter du .

Le , Myriam LOISEAU vous appelle pour vous indiquer que la PMSMP se déroulera du au . Ce sera Marine RAMME qui effectuera le stage (ou prendre un dossier au hasard).

Le , Mme JOUBERT accepte d'organiser régulièrement des visites de son établissement. Ce seront des groupes de 12 personnes maximum.

9. (ou) Exercice de synthèse dossier jeune

Le Marine RAMME prend contact avec notre structure pour la première fois.

1. Les renseignements administratifs sont les suivants :
Marine est née le . Elle habite 25 rue Goulebeneze, à Rouillac (16170). Son téléphone fixe est le 0545223031 et son portable le 0633205040. Elle est envoyée par des amis.
De nationalité française, elle est célibataire sans enfants, a une automobile et le permis B qu'elle a obtenu le . Elle habite chez ses parents avec qui elle a quelques soucis.
Elle a effectué sa journée de défense citoyenne.
Au niveau sécurité sociale elle est ayant droit de ses parents.
Elle détient le Diplôme national du Brevet, qu'elle a obtenu en juin 2014 au collège René Caillié de Saintes . Ensuite, elle a tenté dans le cadre scolaire un CAP AGRICOLE au Lycée agricole du Petit Chadignac à Saintes, productions horticoles et fruitières en 2 ans mais elle a échoué à l'examen le 30/06/2018. Depuis le 15/09/2018 elle est inscrite à Pôle Emploi (non indemnisée). Son numéro est le 2345678Q.
Elle a un niveau d'anglais moyen et pratique le traitement de texte. Au niveau des Loisirs, elle pratique le volley-ball et sait ramasser les champignons comestibles.

2. Le , à la suite de l'entretien avec son conseiller, Marine est orientée sur l’atelier de recherche d'emploi de la Mission Locale. Vous l’inscrivez sur la prochaine session.
Le 1er avril vous informez Marine ainsi que 3 autres jeunes par SMS des dates de l'atelier (du 5 au 9 avril).
Le 5 avril, l'animatrice vous appelle pour confirmer que Marine est bien présente sur l’atelier.

3. Une fois l’atelier terminé, vous revoyez Marine, le 5 mai. La session lui a permis de définir des aptitudes et vers les métiers de la propreté.
Elle recherche donc du travail auprès des entreprises de nettoyage. Vous lui communiquez deux offres POLE EMPLOI (non inscrites dans le fichier ML), cependant elle manque de qualification.
- 1ère offre : CDD personnel d'entretien chez INTER'NET à Parthenay du 01/06 au 15/06
- 2ème offre : CDD laveur de vitres à temps partiel au Garage PANIER (17 Aulnay). Du 10/06 au 30/06

4. Le 14 mai, vous revoyez Marine qui est toujours sans emploi : elle n'a pas été retenue par les deux employeurs (pensez à faire le suivi des 2 offres proposées le 5/1).

Vous lui proposez d’effectuer une PMSMP de du 15 au 30 juin dans le domaine du nettoyage à l’Hôpital. Attention le dossier doit être complet et justifié.

Pratique d'i-milo

1. Le diagnostic approfondi