Formation utilisateurs

Bienvenue sur cette formation i-milo. Elle est découpée en séquences.

Instructions :

Connectez-vous à i-milo sur la base école : accès à i-milo
Soit votre mot de passe habituel, soit :
Identifiant : n.baas
Mot de passe : transmis par l'animateur
Choisir ensuite votre mission locale en haut à droite

En haut, repérez "Tous les sites i-milo"

Accès à "Mon compte" : permet de renouveler votre mot de passe (tous les 3 mois)

La barre de menu supérieure pour l'accès aux différents modules

"Mon portail" et ses widgets

Cliquez sur "Voir tous les dossiers sur le widget "Dossiers"

En résumé :

L’architecture d’I-milo comprend 4 portails :

Portail Conseiller

Portail BI (outil décisionnel)

Portail Admin

C-Milo (espace collaboratif d’aide, forum et documentation i-milo)

Le portail Conseiller est composé 6 univers :

Dossiers

Partenaires

Offre de service

Cotraitance

Contrats Aidés

Outils

En Nouvelle-Aquitaine le site imilona contient des informations sur i-milo et la charte de saisie de l'ARML.
A consulter :

le résumé de la charte de saisie

le glossaire national sur cmilo

les consignes essentielles

Notre nouveau site sur Sharepoint demande une authentification préalable. Il contient des actualités et des comptes-rendus de réunion.

Supports :

Fiche Similo sur le dossier du jeune

la vidéo d'ergonomie

Personnalisation du mot de passe; il devra être modifié tous les 90 jours (message d’alerte)

>Les Conditions Générales d’Utilisation :

Un Engagement individuel du salarié à respecter le cadre déontologique de l’utilisation du système d’information nominatif qu’est I-milo.

L’usager s’engage à ne divulguer aucune donnée personnelle à laquelle il aurait eu accès via le système d’information, sauf pour l’exercice strict de sa mission de service public;

[…] l’Utilisateur est seul responsable des données qu’il enregistre sur le système d’information.

L’Utilisateur s’engage à ne céder pour quelque motif que ce soit les identifiants et codes confidentiels qui lui ont été attribués par la société SIMILO (…) la responsabilité de l’Utilisateur pourra être engagée dans l’hypothèse où il n’aurait pas assuré la confidentialité de ses identifiants et codes confidentiels.

Objectifs d’un accueil réussi :
• Cadrer l’action de formation
• Recueillir les attentes pour s’adapter dans le cadre proposé
• Installer un climat de confiance et mettre à l’aise les participants

Déroulement de l’accueil :

• Dire bonjour et souhaiter la bienvenue aux participants
• Distribuer la feuille d’émargement
• Écrire son nom et son prénom au tableau

• Distribuer les chevalets et faire inscrire les prénoms – éventuellement les structures (si formation inter-mission locale)

• Se présenter rapidement : nom, prénom, structure, fonction
• Proposer un tour de table des participants : nom, prénom, structure, fonctions, attentes
• Énoncer les objectifs globaux de la formation Utilisateurs : comprendre la philosophie du logiciel i-milo, l’utiliser au quotidien comme un outil d’aide à l’accompagnement des jeunes

• Énoncer le déroulé global de la formation Utilisateurs
• Présenter le principe des séquences : les personnes qui vont trop vite doivent attendre les autres à chaque séquence. Ne pas enchaîner toutes les séquences :

Afin de signaler à l'animateur où le stagiaire en est dans une séquence, utilisez le petit questionnaire de suivi.

Pour commencer vous pouvez présenter la vidéo d'ergonomie

Expliquer le mode de connexion avec la gestion des mots de passe (8 caractères comme A@a1 )
Ne pas rentrer trop dans les détails. Cela se fera dans les modules
Expliquer :
1. Sites i-milo
  - Portail conseiller : ce n'est pas que le module jeunes mais il sert aussi à paramétrer l'offre de service et (créer des propositions) et gérer les partenaires (entreprises et partenaires autres)
  - Portail BI : requêtes
  - Portail Administration : requêtes
  - C-milo : l'équivalent du webparcours. On y trouve de la doc et des vidéos sur l'utilisation d'i-milo
2. Au menu du portail conseiller
  - Mon portail : page d'accueil paramétrable
  - Dossier : dossiers jeunes
  - Partenaires : "module entreprise" enrichi avec des partenaires autres que les entreprises
  - Offre de service : modifier ou créer des propositions, des sessions d'ateliers
  - Cotraitance : gestion du PPAE
  - Contrats aidés : le module ASP
  - Outils : éditions PMSMP, versements PACEa ou GJ, décrocheurs...

Support :

Fiche Similo sur le dossier du jeune

2. Rechercher sur i-milo

La liste des dossiers peut afficher 100 dossiers et on peut trier les colonnes en cliquant sur le symbole "-"

Exercices :

La liste des dossiers peut être filtrée à l'aide du panneau de droite

Sélectionnez les jeunes mineurs et de niveau VI ou Vbis
Liste des jeunes actifs, actifs ou en veille
Liste des jeunes actifs ou en veille vus depuis moins d'un an ().
Sélectionner les jeunes en situation NEET et intéressés par les métiers de la Grande Distribution et rencontrés depuis moins de 12 mois.

Pour en savoir plus :

Des filtres "tous faits" existent dans l'onglet "Groupes" : Groupes dynamiques partagés :

(R) CEJ en cours
(R) CEJ NEET sans entretien depuis plus d'un mois
(R) En dispositif et dern entretien avant 2 ans
(R) En PORTEFEUILLE
(R) PACEA en cours
(R) PACEA et en emploi
(R) PACEA NEET en veille (Régional)
(R) NIR à certifier pour AGORA

L'ensemble des critères interrogeables sont :

Etat du dossier : actif, en veille, fin d'accompagnement

Civilité :

Age :

Lieu de rattachement : antenne de la ML où est rattaché le jeune

Origine Création : si importé Dude ou pas

Statut de délégation PPAE : encours, attente entretien, etc…

Région, Département

Commune :

Zone prioritaire : QPV ou ZRR

Type de dossier : complet, justifié, partiel

Champs Requis : pour vérifier les dossiers incomplets

Niveau scolaire

Niveau validé

RQTH

Contrat : CDD, CDI non salarié en cours

Situation en cours : on peut avoir aussi les NEET

Origine de la situation : permet de repérer les dossiers qui comportent une situation Ouiform ou Rafael

Type de mesure visée : pour les demandeurs d'emploi indique si un contrat particulier est recherché.

Dispositif et Parcours : à associer avec l'état "en cours". Pour la phase GJ il est préférable de choisir "Garantie jeunes" plutôt que "PACEA avec phase GJ"

Etat du dispositif : En cours, clôturé

Motif de sortie du dispositif

Type de demande : emploi, projet, alternance...

Statut de demande : Identifiée, non satisfaite, satisfaite

Date de demande : le filtre "moins d'un an permet de sélectionner les demandes récentes

NPAI : N'habite plus à l'adresse indiquée. si vous filtrez sur Non cela élimine les jeunes dont on a perdu le contact (à associer avec le filtre sur Actifs en veille pour éliminer la fin d'accompagnement).

Date de création du dossier

Conseiller Référent : du moment

Statut du NIR : complet, partiel, certifié...

Dernier événement physique : possibilité d'utiliser les filtres absolus de date à date. Très utile.

Permis en cours :

Métier visé : interroge la situation demandeur d'emploi en cours (métier 1 ou 2)

RSA

Langues

Date d'entrée en dispositif : possibilité d'utiliser les filtres absolus de date à date.

Voir : Consultez la recherche multicritères

Jeunes mineurs : sélectionner âge 16 et 17 ans
Utiliser Niveau scolaire plutôt que niveau validé pour sélectionner les niveaux VI et V bis

Jeunes actifs, actifs ou en veille :
Utiliser ETAT DU DOSSIER
Sélectionner Actif et En veille permet d'éliminer les jeunes en fin d'accompagnement

Jeunes vus depuis 1 an :
Si la fin d'accompagnement n'est pas bien indiquée il est conseillé de filtrer les actifs/en veille sur la date de dernier entretien. Utilisez DERNIER ÉVÉNEMENT PHYSIQUE (en bas) avec l'onglet "Absolu". indiquez la date du dans "Du" et laissez "Au" à blanc.

Jeunes intéressés par les métiers de la grande distribution :
Vous avez le choix entre "METIER VISE" ou "CODE ROME DEMANDE" :

Le premier (tout en bas des filtres) interroge les métiers visés 1 ou 2 des jeunes qui ont une situation demandeur d'emploi en cours. A associer avec un filtre sur la date de dernier événement pour éviter de ramener des dossiers trop anciens.
le second se réfère à la demande notée dans l'écran Demande du dossier. Celle-ci peut être mise à jour à chaque contact ou proposition avec le jeune. Vous pouvez affiner en précisant un type de demande (Alternance par exemple) et filtrer sur les demandes de moins d'un an.

3. Consulter un dossier

Après avoir assisté à la démonstration par le formateur, déplacez vous dans les différentes parties du dossier

En terme de signalétique on retiendra :

cliquer sur un lien dans le panneau de gauche pour consulter un écran

le crayon pour modifier

dans un écran d'historique, la croix

permet de supprimer un fiche

à l'intérieur d'une fiche il est possible de vider certains éléments (code ROME, entreprise, établissement) avec la gomme

En cas d'erreur le bouton Annuler

permet de l'écran directement (pas de message indiquant que les modifications seront perdues).

Pour aller plus loin, le document ci-desssous reprend l'ensemble des pictogrammes :

Présenter les différents blocs composant la fiche de synthèse d'un dossier
on peut revoir Fiche Similo sur le dossier du jeune à cette occasion
Décrire les différents icones : -, +, crayon, disquette, loupe
Pour la loupe, se placer dans l'écran cursus et montrer son utilisation dans l'établissement scolaire
- recherche sans loupe : taper DAUTRY
- recherche avec loupe : taper VICTOR HUGO, cliquer sur la loupe puis affiner avec la recherche multicritères du panneau de droite par académie et commune
- ne faites pas faire cet exercice aux stagiaires. Il le feront dans la création de dossier

4. La notion d'événement

Sur le dossier que vous consultez rajoutez un enfant à charge. Que se passe-t-il ?

Instructions:

Cliquez sur Identité puis sur le crayon

Rajoutez un enfant et définissez si besoin un mode de garde puis cliquez sur la disquette.

Lors de la création d'événement remplissez comme suit :

Date : du jour

Contexte : Evénement général
Sens : structure vers jeune
Nature : administratif

Principe des événements :
A chaque fois qu'un utilisateur modifie quelque chose sur un dossier cela crée un événement.
L'événement reste ouvert tant qu'il n'est pas clôturé
- soit manuellement par l'utilisateur
- soit en fin de journée
Si vous pensez revoir le jeune dans un autre contexte dans la même journée (un atelier par exemple) il est préférable de clore l'événement.
Attention ! On ne peut plus modifier un événement clôturé.

A retenir :
Un événement traduit les échanges de l’utilisateur d’I-milo avec un jeune ou un partenaire.
L’événement enregistre le cadre de l’échange :
Date

Lieu

Utilisateur I-milo

Contexte de l’événement
L’événement enregistre également les actions réalisées :

Mise à jour de données du dossier ou du partenaire

Création d’un service

Proposition d’un service Etc.
Par ce biais toutes les actions réalisées sur un dossier ou un partenaire sont traçables et mémorisées dans I-milo.

Pour en savoir plus : Vidéo explicative des événements

Cet exercice est facultatif et la notion d'événement peut être abordée à lors de la création du dossier. Cela peut être également une présentation/discussion effectuée par le formateur.

Les participants seront probablement surpris par l'écran de création d'événement

Insister sur la notion de premier événement pour les chargés d'accueil

Expliquer la logique de l'événement et sa fermeture manuelle ou automatique en fin de journée.

Si le stagiaire se trompe de date, cliquer sur le crayon pour modifier la date de l'événement

5. Créer un dossier avec un minimum d'informations

Attention il faut éviter de créer les événements à la date du jour. Pensez à antidater !

Vous accueillez ____________________ né(e) le à l'occasion d'un premier entretien individuel le .
Il est né à Royan.

NIR : cochez "Pas de NIR" car c'est un dossier fictif donc pas de numéro de sécurité sociale.

Cliquez sur Créer un dossier

Remplissez les éléments qui vous sont donnés.

Prénom et NOM : Le prénom est demandé en premier.

Dans l'adresse, le bouton Normaliser permet de vérifier l'exactitude de l'adresse et de renseigner automatiquement les zones prioritaires. Il faut systématiquement normaliser les adresses, cela permet de savoir si le jeune habite dans une zone prioritaire.

Statut du dossierUn minimum d'informations suffit pour créer un dossier. Son statut est alors partiel.
Pour qu'un dossier passe à l'état "complet" il doit comporter d'autres informations : un cursus, une situation en cours à la date de premier accueil et un certain nombre de champs requis au niveau national.
Le statut de vient "justifié" si l'identité a été justifiée par une pièce d'identité. Nous verrons cela un peu plus loin.

6. Compléter la création du dossier

Le jeune vous donne les informations suivantes :

Il est domicilé ____________________ (indiquez une adresse réelle).

Il habite chez ses parents

Il est célibataire et n'a pas d'enfant

Son téléphone portable est le 0635398492

Il est de nationalité française et a effectué sa journée d'appel à la défense.

Sa couverture sociale est la sécurité sociale. La couverture complémentaire est familiale (ayant droit).

Inscrit à Pôle Emploi sous le n°1234567B, il touche des allocations chômage (500 E) depuis le .

Il est rattaché à l'antenne de __________ et vous êtes son conseiller.

Il a été envoyé par des amis (origine)

Il a le permis B depuis le et une automobile

Sa mobilité est limitée à la région

7. Terminer la création du dossier - Les cursus

Le jeune vous donne des informations sur son cursus, ses situations et ses loisirs :

Bac techno STI électrotechnique en génie électronique obtenu le au lycée technique Bernard Palissy de Saintes.

sortie de BTS électrotechnique sans diplôme, par contrat d'apprentissage de deux ans au CFA du Lycée Turgot de Limoges, le (voir situation ci-dessous)

Pour comprendre les cursus, consultez notre documentation

8. Terminer la création du dossier - Les situations

Documentation sur les situations
Au cours de votre entretien du , le jeune vous donne des informations sur ses situations et ses loisirs :

Préparation d'un BTS en contrat d'apprentissage du au dans la société LEGRAND à Limoges. Il y faisait de la mécanique industrielle. Code ROME I1310.

Autre expérience : job d'été. Préparateur de commande du au chez les transports RAPITEAU.

Il est actuellement sans emploi et inscrit à Pôle Emploi depuis le sous le n°1234567B. Il touche des indemnités ASSEDIC (500 E). Métier 1 en mécanique industrielle, métier 2 en logistique

Des écrans souvent oubliés : loisir,connaissances, langues étrangères :

Loisirs : aime bien faire du rubgy, un peu de natation. Aime les voyages à l'étranger.

Créez la situation du contrat en alternance La date de fin réelle ne peut être renseignée que si elle est antérieure à la date du jour.

Notez l'employeur dans les commentaires. En effet la zone Employeur est réservée aux entreprises déjà connue de votre ML ce qui n'est pas le cas ici.

Vous découvrez les codes ROME ? Consultez notre page sur les nomenclatures

Créez la situation demandeur d'emploi, métier 1 en mécanique industrielle, métier 2 en logistique. Indiquez les ressources dans l'écran Compléments ainsi que le n° Pôle Emploi.
Le code ROME de la situation demandeur d'emploi est très important car il figure dans le recherche multicritères

Créez la situation CDD saisonnier

Consultez notre fiche sur la complétude du dossier

9. Les mises à jour de situations

A l'aide des filtres sélectionnez les jeunes NEET. Choisissez trois dossiers au hasard. Nous allons travailler sur ces dossiers.
A la suite d'une relance téléphonique, vous apprenez que la situation des jeunes a changé. Le changement n'est pas imputable à des mises en relations préalables.

Dossier 1 : entrée en CDI à compter du , métier boulanger.
Dossier 2 : entrée en service civique à compter du et jusqu'au .
Dossier 3 : entrée en formation soudure du au titre professionnel de Soudeur à l'AFPA Niort.

Question : si les changements étaient dus à des prescriptions préalables de la ML quel aurait été le mode opératoire ?

Dossier 1 : il convient de clôturer la situation demandeur d'emploi en cours, c'est à dire modifier la situation demandeur d'emploi en cliquant sur le crayon, indiquer une date de fin réelle correpondant à la veille du début du contrat soit le .
Dossier 2 : cette fois on ne clôture pas la situation demandeur d'emploi

Dossier 3 :

Réponse à la question : si l'entrée en situation est due à une mise en relation préalable, il faut faure le suivi de la MER en plaçant son statut à Réalisé. Cela crée automatiquement la situation. Il suffit de vérifier les informations affichées et valider.

Initiation i-milo (1° demi-journée)

1. Accès à i-milo, ergonomie générale