Questions fréquemment posées sur i-milo

Comment normaliser une adresse si on n’a qu’un nom de lieu-dit ?

La solution est d’inscrire le nom du lieu-dit dans le complément d’adresse et de mettre un tiret ( signe « -« ) dans le nom de la voie.  Cela permet de normaliser facilement.

Peut-on démarrer une seconde Garantie jeunes ?

Dans le cas où un jeune a abandonné une GJ et que vous souhaitez redémarrer une seconde GJ, il faut créer un second PACEA. Cela nécessite de clôturer le PACEA précédent si ce n’était pas fait.
Cependant i-milo bloque si la date de fin prévisionnelle de la première GJ n’est pas atteinte.  Contactez le Centre de Services qui modifiera la date de fin prévisionnelle de la première GJ pour débloquer le dossier.

Comment repérer si un dossier est en CEP2 ou CEP3 ?

La mention 2 ou 3 n’apparaît pas dans l’intitulé

Que faire si vous ne trouvez pas une formation externe ? Quelques conseils :

– Cocher (x) toutes les offres
– Eviter de chercher par OF car l’organisme porteur de la convention est parfois différent de celui qui anime la formation. Privilégier la recherche par intitulé seul
– Entrer un mot clé dans l’intitulé et pas l’intitulé complet. Affiner si besoin.
– L’alimentation de la base InterCarif peut être en retard (surtout en fin d’été). Signalez toute action non trouvée à l’assistance régionale.

Comment commander des SMS ?

Allez dans le module Admin puis dans SERVICE CLIENT cliquez sur « Administrer les services« .  Cliquez ensuite sur le crayon en face de « Service SMS ».

Cliquez ensuite sur le crayon lié au menu « Compteur ». vous pourrez consulter le nombre de SMS restants et commander de nouveaux SMS.

La facturation des SMS sera rajoutée sur votre abonnement i-milo. Vous pouvez avoir la liste des éléments facturés en cliquant sur Suivre les coûts dans le module Admin.

Versements Garantie jeunes : comment procéder depuis la version 2.5 ?

Consultez notre question réponses régional

Modèles d’édition : paramétrer correctement les adresses

Dans vos modèles d’édition il est important de paramétrer correctement les adresses. Dans les premières versions d’i-milo le champ « complément d’adresse » n’existait pas ce qui a provoqué des retours de courrier.  Avec les champs ci-dessous rien n’est oublié :

<#titreAbrege#> <#nomFormate#>
<#cpltAdresse#>
<#adresseAptFormate#> <#adresseBatimentFormate#> <#adresseEtageFormate#> <#adresseEscalierFormate#>
<#adresseFormate#>
<#adresseCp#> <#adresseVille#>

Que signifie « Alerte » visible parfois sur la panneau de gauche d’un dossier ?

Certaines données sont comme les produits dans votre réfrigérateur. Il est bon de regarder de temps en temps de quand elles datent.Sur i-milo cela s’appelle la durée de vie, paramétrable dans le module Admin/Paramétrer les champs du dossier.

Ainsi, au bout d’un « certain temps » (paramétrable donc) et sans modification, une alerte signale que l’information est ancienne et qu’il faut questionner le jeune sur sa mobilité lors de l’entretien (il peut avoir passé son permis !) ou sa situation familiale, logement…

Comment créer un NIR temporaire ?

Cela concerne notamment les étrangers. consultez ici

une application  est utile le calcul de la clé NIR pour les numéros provisoires, les pays étrangers. On met en principe 000 dans le n° d’ordre à la fin
Exemple 2 97 05 99 312 000  => 72

Comment normaliser une adresse si l’adresse proposée ne convient pas ?

Si le libellé de la voie pose problème : indiquer cette adresse dans le complément et simplement de faire “Espace” dans le libellé de la voie, ce qui permet de normaliser l’adresse.

La normalisation permet de savoir si une commune est en ZRR ou pas. ZRR reste sur « non connu ».

Que faire si une commune a disparu ?

La commune a probablement fusionné et n’existe plus.  Sur les sites officiels (ou même wikipedia) vous trouverez le nom de la nouvelle commune.

Comment renseigner une nouvelle commune (2017) alors qu’elle ne semble pas disponible dans i-milo ?

Les informations sur les nouvelles communes n’ont pas encore été mises à disposition par l’INSEE. Par ailleurs, l’ASP ne les pas encore reçues non plus. SIMILO invite donc à utiliser les communes disponibles dans le référentiel géographique actuel d’i-milo, qui sont les mêmes que celles actuellement connues par l’ASP. Vous n’aurez donc pas de rejet de la part de l’ASP dans le cadre des contrats aidés, par exemple. Quand nous aurons reçu les informations, nous nous synchroniserons avec l’ASP pour mettre ces communes à jour.

En 2016, la mise à jour des communes a été réalisée par l’ASP (et donc par i-milo dans la foulée) le 15/06/2016. La mise à jour a été effectuée également par l’IGN quelques jours plus tard.

Un nouveau conseiller a été créé.  Comment faire pour qu’il soit visible dans la zone prescripteur et référent des dispositifs ?

Il faut le créer dans les tables de référence « Prescripteur » et « Référent » (module Admin/tables de réf) puis le faire passer dans les listes déroulantes du dispositif de « Non autorisé » à « Autorisé » (administrer les dispositifs/listes déroulantes).

Vous pouvez aussi entrer son nom directement dans l’écran de saisi du dispositif. Faites attention à l’orthographe car il sera automatiquement inscrit dans la liste des « autorisés ».

 

Peut-on transférer un intitulé de l’offre de service vers un autre (local ou régional) ?

Non hélas ce n’est pas possible. La fonctionnalité existe pour les tables de référence mais pas pour les propositions

N° INSEE du jeune : où est-il et comment le modifier ?

Le NIR n’est pas une donnée présente sur tous les dossiers. Il ne se trouve que dans les contrats aidés. Une demande d’aide ASP doit donc exister.
Vous le trouverez dans le bloc « Salarié » (cliquer sur + pour développer).
Il n’est pas possible de le corriger sauf dans le cas d’un avenant de modification ou de renouvellement

Statut du dossier : pour passer de partiel à complet

Pour qu’un dossier quitte l’état partiel il doit posséder :

•           Une situation en cours au moins à la date de premier accueil. Il est préférable que la situation débute avant la date de premier accueil.

Après il se peut que le dossier reste inexplicablement partiel. Essayez les manips suivantes

i-milo ne démarre pas alors qu’il fonctionne sur d’autres postes

Videz la mémoire cache de votre navigateur

Sur Firefox
– Cliquez sur le bouton de menu  et sélectionnez Options.
– Sélectionnez le panneau Avancé
– Cliquez sur l’onglet Réseau.
– Dans la section Contenu web en cache, cliquez sur Vider maintenant

Sur Google Chrome

  1. Cliquez sur le menu Chrome  dans la barre d’outils du navigateur.
  2. Sélectionnez Autres outils. (ou Plus d’outils)
  3. Sélectionnez Effacer les données de navigation.
  4. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche à l’écran, cochez les types d’informations que vous souhaitez supprimer.
  5. Utilisez le menu situé en haut de l’écran pour sélectionner la quantité de données que vous souhaitez supprimer. Sélectionnez de n’importe quand pour supprimer tous les éléments.
  6. Cliquez sur Effacer les données de navigation.

Il manque des versements sur la liste des versements CIVIS

La liste des versements CIVIS peut omettre des versements si un renouvellement a été effectué le dernier jour du mois et en même temps une demande de versement le même jour.
Quand se cas se présente, il est impératif d’effectuer la demande de versement la veille du renouvellement (c’est à dire le 29/ si renouvellement le 30/9).

Par ailleurs si un jeune est entré en Garantie Jeunes le même mois, le montant demandé au titre de CIVIS est neutralisé

Comment préparer la demande de paiement ANI ?

Consultez la page ANI.
L’annexe 3 vous permet de vérifier la liste des jeunes présents sur chaque phase.

Comment modifier l’identité d’un jeune déjà justifié ?

Il suffit de recliquer sur le logo

Liste des jeunes présents sur CIVIS, PPAE, GJ, EAV…
Utilisez le tdb régional « Liste des jeunes présents sur un dispositif »

Chercher une formation interne par le nom de l’organisme
Ce n’est pas possible pour l’instant. Pour palier à ce problème j’ai modifié le nom de certains intitulés de manière à le faire commencer par le nom de l’organisme.

Cela concerne :

 

ORG DIVERS EAV

CNFPT

HORS REGION

ORGANISME INCONNU
La recherche par le nom de l’organisme est possible pour les formations externes

Comment supprimer une planification de requête Parcours 3 ?
Dans Webi, sur le nom de la requête, faites clic droit puis Historique. Cliquez sur le nom de la planification puis cliquez sur Organiser / Supprimer

Réalisation des engagements, attention à la situation !

Lorsqu’on réalise un engagement formation, l’application crée automatiquement une situation formation dont la date de début correspond à la date d’échéance (ou mise en oeuvre) et la date de réalisation correspond à la date de fin prévue.

 

Aucun message n’avertit de cette création de situtation. Le type de situation est « Engagemement EAV – Formation », la phase n’est pas indiquée, etc…

Bien sûr cela ne correspond pas à notre fonctionnement puisque nous créons une situation formation dès qu’elle commence et nous indiquons s’il s’agit d’une situation Conseil Régional ou Finacement spécifique..

Une requête vous permettra de détecter ces situations de manière à les corriger ou les supprimer
Comment  noter les événements de suivi des EAV ?
On les saisit dans le module jeunes et ils se dupliquent dans le module entreprises. Pour en savoir plus cliquer ici

Erreur migration détectée :  Le nom du jeune n’est pas reporté dans les événements de suivi EAV à la migration. Il n’est pas possible de savoir à quel dossier se rapporte l’événément. Cette erreur a été signaliée à SIMILO. Pour en savoir plus

Comment créer une édition ?
Voir la fiche technique

Comment copier/coller une situation ?
Pas évident à trouver ! consulter ici

Les cantons sont les anciens cantons d’avant mars 2015. Seront-ils mis à jour ?
Pas avant la migration de toutes les ML, c’est à dire en octobre.

Comment fermer le dispositif EAV en cas de rupture du contrat
Les ruptures de contrat liées à des contrats aidés ne sont pas gérées aujourd’hui dans i-milo !
Le dispositif associé ne peut du coup pas être clôturé. Il doit rester ouvert pour le moment.

Comment modifier le nom d’un dossier déjà justifié ?
Une évolution est prévue pour la mi-juillet

Comment trouver de la documentation sur i-milo ?
En faisant des recherches sur Cmilo. voir le mode d’emploi ici

Ou sur ce site en cliquant ici. Entrer DEMAT ou PPAE dans la zone de recherche par exemple

Le Centre de Services est constamment occupé. Comment signaler mon problème ?

Si vous n’êtes pas référent i-milo, contactez votre référent i-milo avant de contacter le centre de services. Deux solutions :

* Vous pouvez faire un courriel au centre de services à l’adresse centre.service@i-milo.fr en joignant une pièce jointe rn précisant votre code ML et décrivant l’anomalie rencontrée. Vous recevrez quelques temps plus tard une confirmation de création de ticket. Votre ticket sera visible dans l’écran suivi des tickets.

* Si pas de pièce jointe vous pouvez directement créer le ticket dans la module admin. Cliquer sur Accéder au suivi des tickets du Centre de service puis <Créer un ticket> en haut à droite

Comment faire une MER Pôle Emploi ?
Ca n’est pas dans l’offre de service, utliser les MER simple

Que signifie le dispositif  CUI

J’ai une erreur 403
Le plus souvent c’est parce que vous venez de générer un nouveau mot de passe sur i-milo. Il faut se déconnecter et se reconnecter.
Dans les autres cas d’erreur cela peut être solutionné en fasant F5 ou Ctrl F5.

Je ne peux pas entrer une situation qui commence dans le futur
Si c’est possible. Ce qui n’est pas possible c’est de réaliser une MER à une date future. Par exemple vous passez le statut de la MER/offre d’emploi à réalisé et vous indiquez la date du jour. Cela créer une situation qui débute à la date du jour. Il suffit alors de changer la date.

Peut-on antidater le début du dispositif EAV
Ce n’est pas possible. Il faut passer par une demande auprès du Centre de Services (0800 88 11 49)
Ce devrait être possible à la mi-juillet après une modif d’i-milo.


Que deviennent les CERFA une fois qu’on a cliqué sur ENVOI ASP
Ils sont placé à l’état « Validé responsable (envoi automatique programmé) ». Ils partent ensuite dans la nuit.

Quelle organisation administrative autour de la démat M2 ?

Suggestion :

– Créer le CERFA au brouillon
– Soumetre à validation
– Editer le CERFA le faire signer à l’employeur et à la ML
– Une fois le CERFA signé faire l’envoi ASP avec le bouton Envoi ASP
– Conserver le CERFA signé dans la Mission Locale

Comment corriger un CERFA en anomalie ?
Depuis le module contrat aidé, revenir dans le dossier du jeune (bouton qui ressemble à un oeil « revenir au dossier »)
Dispositif EAV, consulter le CERFA puis corriger : le cerfa repasse en brouillon

Si le CERFA a été rejeté par l’ASP car le cerfa papier est arrivé entre le 15 et 22 juin, il suffit juste de reprendre le CERFA en anomalie et de le renvoyer sans apporter de modification.

Pourquoi y a-t-il des dispositifs « CUI-CAE » ou CUI-CIE dans certains dossiers ?

C’est parce que  ces dossiers on une demande d’aide dans le module contrat aidé. A l’instar des emplois d’avenir i-milo requiert que le jeune soit dans un dispositif CUI et positioné préalablement sur une offre s’il a un CERFA de demande d’aide. C’est pour cela que un dispositif « CUI CAE (ou CIE) » avec une offre d’emploi fictive a été créé par i-milo. Désormais pour les nouveau CUI CAE/CIE vous devrez adopter la même procédure de saisie que les EAV.

Quelle procédure préalable sur le dossier jeune pour créer un CERFA EAV (ou CAE ou CIE) ?

Le jeune doit être positionné sur une offre d’emploi EAV (ou CIE ou CAE) de la ML. L’entreprise doit donc exister dans le fichier.
Le statut de la proposition doit être à Prescrit (et pas réalisé)
Le statut du dossier doit être à justifié : voyez avec votre direction si vous devez faire urgemment une demande d’aide et que le dossier n’est pas justifié
On peut alors proposer au jeune le dispositif (emploi d’avenir ou CUI)
Une fois le jeune sur le dispositif, générez le CERFA initial.

Doit-on envoyer le RIB de l’employeur à l’ASP ?
Non. D’après l’ASP Poitiers c’est à l’employeur de l’indiquer dans SYLAE. Sa notification lui conseille de se connecter à SYLAE et de renseigner son RIB.
Il n’est pas nécessaire d’adresser le contrat de travail à l’ASP

Pourquoi y a-t-il dossiers avec deux programmes EAV dont un est rattaché à l’offre « Offre migration EAV marchand » ?
C’est un problème de migration : à la reprise si i-milo trouve un CERFA dont la date de signature est éloignée de plus de 1( jours de la date d’entrée en dispositif alors il crée un doublon de dispositif et rattache le dispositif à ce doublon.
Le vrai dispositif lui contient les engagements mais pas le contrat.

Pour l’instant ne touchez à rien, ne supprimez pas le doublon (car c’est lui qui contient la demande d’aide). Nous allons identifier ces doublons avec les requêtes et transmettre une demande de régularisation à SIMILO).

- 02/08/2019 -