171 Les statuts du dossier, le portefeuille du conseiller - règles d'archivage
Le dossier possède différents statuts depuis sa création jusqu’à son archivage :
Statut |
Etat |
Description |
Accès au dossier |
Fiche d'inscription |
Ce n'est pas un dossier. Correspond à un dossier de pré-accueil. La fiche d’inscription permet à la structure de recueillir un minimum d’informations concernant le jeune sans que celui-ci ait eu un entretien individuel avec un conseiller. |
Bouton Recherche |
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Brouillon |
Tant que l’utilisateur n’a pas terminé la saisie complète du dossier (via le module Nouveau dossier), celui-ci est dans un état ‘Brouillon’. |
Bouton Nouveau dossier. |
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Dossier |
Actif |
Un dossier actif est un dossier pour lequel il existe un type d’appui (appui ponctuel, accompagnement renforcé, accompagnement sur projet) et qui a eu dans les cinq derniers mois au moins une actualité de type Entretien indivicuel, Information Collective ou Atelier. Au délà de 5 mois le dossier bascule "en veille". |
Bouton Recherche |
En veille |
Le dossier est mis en veille automatiquement au bout de 5 mois sans actualité de type Entretien indivicuel, Information Collective ou Atelier. Il perd son niveau d'appui s'il bénéficiait d'un accompagnement (renforcé ou sur projet). Il est possible de mettre en veille immédiatement un dossier (suite à un déménagement par exemple) en allant dans l'écran Saisie/ Identité et en cliquant sur le bouton Clôturer Pour réactiver un dossier mis en veille il faut inscrire une nouvelle actualité de type Entretien ou Atelier. Les actualités de type téléphone ou lettre ne peuvent réactiver un dossier. |
Bouton Recherche |
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Archivé |
24 mois après la mise en veille, le dossier est automatiquement archivé. Le dossier est anonymisé et devient donc inaccessible en recherche. Il reste disponible pour les statistiques sous forme de comptage. L'archivage n'est pas possible tant que le jeune est présent dans un programme. |
Pas de recherche possible |
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En résumé : un dossier reste actif s'il bénéficie d'un entretien individuel ou collectif ou d'un passage sur atelier dans les 5 derniers mois. Pour sortir de la mise en veille il doit bénéficier d'un entretien individuel, collectif ou d'un passage sur un atelier.
Gestion du "portefeuille" de dossier et règles d'archivage
Il n'est pas conseillé d'archiver un dossier manuellement un dossier puisque l'archivage est automatique au bout de deux ans. Un archivage trop rapide peut être contradictoire avec les obligations de contrôle (DIRECCTE, FSE...). Si vous estimez qu'un dossier ne doit plus faire partie de votre portefeuille (plus de 26 ans, déménagement) il est toujours possible de transférer ce dossier sur un compte administratif (le directeur ou le secrétariat). Cette opération s'effectue dans les Préférences par l'option Transfert.
Les dossiers sont automatiquement archivés 24 mois après la mise en veille. Toutefois si un dossier n'est pas archivé au bout de 24 mois de mise en veille c'est que :
mis à jour le 23/03/2012 - retour