114 Recherche de doublons, création de dossier ou fiche d'inscription

Lors de la création du dossier, une procédure permet de récupérer le numéro unique du dossier s'il a été créé dans une autre structure. Il est possible de créer un dossier même s'il est suivi dans une autre structure mais il partagent un numéro unique.

Cliquer sur Nouveau dossier pour accéder à l'écran de recherche. 
Il est obligatoire d'entrer le nom, le prénom, la date de naissance et le sexe.


Si on recherche un dossier existant ou si on a des doutes sur l'ortographe, l'utlisation du % permet de n'entrer que quelques caractères au lieu du nom et prénom complet. Attention cependant car la recherche se fait sur l'ensemble des bases des Missions Locales.

Exemples de recherche

Le nom commence par DE qque soit le prénom

le nom contient DD et le prénom commence par M

Le nom finit par LIF et le répnom contient OU

Nom

DE%

%DD%

%LIF

Prénom

%

M%

%OU%

 
Résultats de la recherche

Si des dossiers sont trouvés

Une lettre à gauche renseigne sur le statut du dossier trouvé : trois valeurs sont possibles :
-    D (comme dans l’exemple ci-dessus) : signifie « Dossier ». En survol de cette lettre est affiché, le statut actuel du dossier « Actif » ou « Clos – en veille ».
-    F : Fiche d’inscription ou Fiche PPAE
-    B pour les brouillons

Important : si vous passez la souris sur le nom de la structure, une info-bulle apparaît qui indique le nom du conseiller ainsi que son numéro de téléphone.

Si des dossiers sont trouvés, la liste des dossiers trouvés est affichée. Si votre jeune est présent dans la liste, cliquez sur Créer dossier ou Créer FI (fiche d'inscription) en (1). Cela créera un dossier vierge mais en récupérant l'identifiant unique de la structure où le jeune était déjà inscrit. Il est préférable de demander au jeune si c'est bien lui qui était inscrit dans une autre ML car il peut y avoir des homonymes (même nom, même prénom, même date de naissance.

Si le jeune ne correspond pas aux noms affichés ou que la recherche n'a ramené aucun dossier " 0 dossier trouvé " alors cliquez sur Créer dossier situé en bas de la fenêtre (2). Cela créera un dossier avec un nouvel identifiant unique.

Si le dossier à créer est déjà existant dans votre base, il suffit de cliquer sur le statut du dossier situé en fin de ligne : Actif - Fiche ou Brouillon., pour accéder au dossier. 

Si le dossier est présent dans plusieurs structures (déménagements successifs), prendre celui qui est actif ou celui dont la date de création est la plus récente. Dans le cas où le dossier est également présent dans vote Mission Locale il faut bien sûr privilégier celui de votre ML, même s'il est ancien, afin de récupérer le maximum d'informations.

écrit le 13/04/2011 - retour