161 Le programme CIVIS

1611 Entrée en CIVIS, renouvellement, édition du CERFA

L'entrée en CIVIS se fait par le bouton Saisie Programme Nouveau. Vous avez le choix entre CIVIS VI-VB (dit CIVIS Renforcé) ou CIVIS V et plus ( dit CIVIS Commun ou CIVIS classique ou CIVIS Général ).
La durée d'un programme est d'un an reconductible par renouvellement avec une limite à un renouvellement (soit deux ans maximum) pour le CIVIS V et Plus. Le CIVIS VI-Vbis peut être reconduit plusieurs fois. Dans les deux cas les programmes doivent se terminer avant le 26 ème anniversaire.

Le niveau d'appui doit être préalablement fixé à "Appui Renforcé".
Le CIVIS choisi doit être compatible avec le niveau scolaire du jeune affiché dans le bandeau de l'identité.

Dans le cadre des contrats d'apprentissage sans diplôme, voir notation en section 144.
Pour les jeunes ayant suivi une scolarité à l'étranger, vous devez préciser le niveau scolaire dans la classe suivie. Ce niveau est fonction de la capacité du jeune à s'insérer (pb d'obstacle de langue, nécessité de remise à niveau...). Voir en section 131.

Le pilote et l'opérateur doivent être saisis. Dans les deux cas c'est la structure d'accueil.
Le prescripteur et le référent ne sont pas obligatoires mais il est préférable de les renseigner. C'est en fait le conseiller référent (Saisie/Identité) qui est utilisé par les programmes d'édition.

La date d'entretien d'initialisation peut être inférieure à la date du jour.

La date d'entrée ne peut être que la date du jour. Cela implique des contraintes fortes pour les permanences extérieures qui n'ont pas PARCOURS :

- saisir le contrat CIVIS au siège, imprimer le CERFA
- aller à la permanence extérieure, le faire signer au jeune.
- si le jeune ne signe pas ce jour là, supprimer l'entrée en CIVIS

Le bouton <Recherche de doublons> permet de continuer l'inscription sur CIVIS. PARCOURS 3 recherche s'il existe un autre Nom et Prénom équivalent sur la même plateforme BULL, c'est à dire sur les régions Alsace, Lorraine, Basse-Normandie, Auvergne, Poitou-Charentes, Limousin, Midi-Pyrénées.

Edition du CERFA

L'édition se fait en cliquant sur Outils (barre de menu gauche), Editer Programme. Choisir le programme du jeune et cocher "Contrat CIVIS". Vous devez répondre aux questions affichées (n° de convention, lieu et pays de naissance...). L'édition se fait par l'ouverture d'une fenêtre Acrobat Reader. Si une fenêtre blanche apparaît, réssayez l'opération en maintenant la touche <Ctrl> enfoncée quand vous cliquez sur <Editer>. Si le problème persiste on recommande d'installer une version plus ancienne d'Acrobat Reader ( v5 ou v4).

L'édition concerne le contrat en cours ou le prochain contrat si le renouvellement a été declenché par anticipation.

1612 Saisie des demandes de versements, éditions

Sur la fiche CIVIS, cliquer sur <Saisie des versements>. Les règles sont les suivantes

Il n'est pas possible de saisir une demande le mois d'entrée

Pour les autres mois, la demande doit être saisie sur le mois en cours. Il n'est pas possible de saisir une demande rétroactivement, une fois que le mois est terminé.

Cela veut dire que les demandes de versement doivent être saisies uniquement si le dossier du jeune est complet. En effet si l'ASP refuse de payer parce qu'il manque une pièce (RIB par exemple), il ne sera pas possible d'annuler dans PARCOURS la demande faite le mois précédent.

Les montants doivent être des multiples de 5.

La saisie des versements n'est possible que pendant le mois en cours. La demande de versement étant attribuée par rapport au nombre de jours travaillés, cela oblige à entrer les versements dans les derniers jours du mois.

Si un versement a été attribué par erreur et que le mois de saisie est passé, il est absolument impossible de rectifier le montant saisi.

Edition des versements

Le menu Outils / Editer Programmes, permet d'éditer la liste des versements au format brouillon ou définitif. La liste brouillon est classée par Conseiller. Il n'est pas possible d'imprimer la liste définitive si le mois est terminé.

L'édition des demandes de versement du mois "M" se fait dans les premiers jours du mois "M+1". C'est pour cela qu'il faut demander "M+1" pour éditer les demandes du mois "M" (par exemple choisir "juin" pour obtenir "mai".

Vous pouvez également consulter le Question-Réponses du CNASEA (ASP) de décembre 2005

1613 Sorties de programme

La sortie du programme est notée par une date de sortie et un motif de sortie.

Il convient de laisser un "délai raisonnable" avant de constater la sortie. En effet certains abandons ne sont parfois que momentanés et il n'est pas possible de saisir une nouvelle entrée sur CIVIS. En cas de nouvelle entrée après une sortie il n'est possible que d'effacer la date de sortie et considérer que le jeune n'était jamais sorti (voir avec l'ASP au préalable).

Motifs de sortie	Commentaires
Emploi durable	Il convient d'attendre la fin de la période d'essai avant de constater la sortie. Pour un contrat de plus de 6 mois sortir le jeune dès la fin de la période d'essai. Ne pas attendre 6 mois. Les Emplois d'Avenir marchands ou non marchands sont des emplois durables au sens du CIVIS (pour l'ANI ce sont les EA marchands uniquement). Dans le cas d'un CDI temps partiel on sort le jeune si le temps de travail est supérieur à un mi-temps et si accord du jeune. Les CAE ne sont pas des emplois durables. Bien que ce ne précisé nulle part on considérera que les contrats de volontariat, services civiques et Services de volontariat international ne sont pas des emplois durables. Pour les contrats courts renouvelés (intérim ou autres) d'une durée cumulée supérieure à 6 mois, on sort pour emploi durable s'il y a accord du jeune.
Décès	Après avoir noté le motif il est recommandé de procéder à un archivage du dossier.
Déménagement	Déménagement hors zone avec continuité dans une autre structure. Si le jeune déménage et abandonne son CIVIS en même temps, préférez le motif "Abandon"
Abandon du jeune	En dehors de l'abandon déclaré par le jeune, le motif "Abandon" doit être également utilisé pour le retour en formation initiale, l'interruption pour élever ses enfants... La situation du jeune à la date de sortie permet de préciser le motif "Abandon". Si la rupture du contrat est du fait de la structure, on notera également "Abandon". En effet, la rupture est en principe décidée parce que le jeune ne respecte pas les engagements du contrat. Après avoir invité le jeune à se présenter, si on reste sans nouvelle, on signifiera la rupture par lettre recommandée avec accusé de réception.
Non-renouvellement	Dans le cas où le jeune ne renouvelle pas son contrat CIVIS à la date prévue. La date de sortie doit être celle de la date anniversaire.
Limite d'âge (26 ans)	A vérifier régulièrement. Si le jeune passe son 26° anniversaire pendant la période d'essai d'emploi durable, attendre la fin de la période d'essai et préférer le motif "Emploi durable".

1614 Renouvellements, nouvelle entrée en CIVIS

Le renouvellement est possible lorsque le bouton <Renouveler> devient visible sur le dossier du jeune. Ce bouton est visible à partir d'un mois avant la date anniversaire de renouvellement et jusqu'à deux mois après.

S'il est possible d'enclencher le renouvellement avant la date anniversaire ce n'est toutefois pas conseillé. Il a été constaté qu'il n'était pas alors possible de procéder à un versement sur le dernier mois de la période en cours.

Si vous omettez de renouveler le dossier, il sera automatiquement sorti pour "Non renouvellement" trois mois après la date de fin de période.

Lors de l'édition d'un CERFA de renouvellement il faut indiquer le n° de convention de l'année en cours et laisser "0" dans le n° d'avenant. Il n'y a pas d'avenant lorsqu'il y a renouvellement.

Si le jeune a été sorti du programme lors de sa dernière période CIVIS et qu'il revient, deux cas de figure :

1. Il s'est écoulé moins d'un an entre la date de début de dernière période et la date de nouvelle entrée alors il faut annuler la sortie (date et motif). L'accord de l'ASP est préférable. On fait comme si le jeune n'était pas sorti.
exemple : le jeune avait renouvelé (ou était entré en CIVIS) le 01/10/2008. Il a été sorti pour emploi durable le 15/11/2008. S'il doit réentrer en CIVIS avant le 01/10/2009 alors il est nécessaire d'annuler la sortie

2. Il s'est écoulé plus d'un an entre la date de sortie et la date de renouvellement. Vous devez alors ajouter une nouvelle période en cliquant sur Nouveau Programme. La date de début de programme n'a pas besoin de correspondre à la date anniversaire des renouvellements précédents.

Dans ce cas si un jeune était initialement en CIVIS VI-Vbis et qu'il a obtenu un diplôme de niveau V, alors son nouveau CIVIS demeure un CIVIS VI-Vbis. C'est le CIVIS initial qui prime.

Listes de contrôle et statistiques CIVIS

Vous disposez de listes et de statistiques sous forme de requêtes Business Objects sur le site internet de l'assistance régionale Parcours.

mis à jour le 23/01/2014 - retour